Lancer un appel d’offres solide exige du temps : cadrage du besoin, définition des exigences, critères d’évaluation, organisation des démos/POC, comparaison des offres… Sans méthode, vos équipes se dispersent et le risque de choisir un prestataire inadapté augmente. Un accompagnement expert sécurise la décision tout en libérant vos ressources.
Notre service « Appel d'offres & Sélection de prestataire ICT » structure et pilote l’ensemble du processus — du cadrage et de la rédaction d’un RFI/RFP clair jusqu’à la grille de scoring, l’orchestration des démos/POC, la recommandation finale et la négociation contractuelle (SLA, LPD/RGPD, réversibilité, TCO). À la carte ou end-to-end, nous adaptons notre intervention pour garantir une évaluation transparente, objective et orientée valeur/coût, afin de vous aider à choisir le partenaire le plus pertinent.
Votre parcours vers la sélection de votre prestataire ICT
Cadrage & besoins
RFI
RFP
Pilotage consultation
Evaluation/
Recommandations
Contrats & négociation
Notre expertise
Cadrage & étude du besoin
Durant cette phase, Ectos vous aide à consolider la compréhension du contexte, aligner les parties prenantes et formaliser le périmètre, les contraintes et les critères de succès. Nous veillons à ce que les dimensions métier, techniques, sécurité/juridique et financières soient traitées de manière cohérente avant de lancer la consultation.
- Activités : Mener des entretiens, définir le périmètre et les exigences clés (Must/Should/Could/Won’t), cadrer le budget cible et le planning, établir la gouvernance et le RACI, identifier les risques et les hypothèses, fixer les indicateurs de succès.
- Objectif : Aligner les parties prenantes et poser un cadre clair, mesurable et partagé pour la sélection.
RFI
Durant cette phase, Ectos vous aide à explorer le marché, collecter des informations structurées auprès de prestataires potentiels et appliquer des critères éliminatoires afin de constituer une liste de fournisseurs qualifiés.
- Activités : Cartographier le marché, élaborer le questionnaire RFI, publier et consolider les réponses, conduire le Q/A fournisseurs, appliquer les “knock-out” criteria, comparer via une grille de sélection, établir la short-list initiale.
- Objectif : Sécuriser une short-list pertinente et réaliste, alignée sur vos contraintes et objectifs.
RFP
Durant cette phase, Ectos vous aide à formaliser un dossier RFP complet, afin d’obtenir des offres comparables : exigences fonctionnelles et non fonctionnelles, conditions commerciales, sécurité/LPD-RGPD, SLA, gouvernance, modèle de prix, ainsi que les règles d’évaluation.
- Activités : Rédiger le RFP (contexte, périmètre, livrables, SLA, sécurité & conformité, réversibilité), préparer les modèles de réponse, définir critères & pondérations de scoring, préciser les modalités et le calendrier de soumission.
- Objectifs : Obtenir des propositions complètes, comparables et conformes, parfaitement alignées sur vos besoins.
Pilotage de la consultation
Durant cette phase, Ectos vous aide à orchestrer le processus de consultation, en garantissant l’équité, la traçabilité et l’efficacité opérationnelle, tout en maximisant la qualité des interactions (clarifications, démonstrations, POC).
- Activités : Lancer la consultation, centraliser le Q/A et les clarifications, gérer les addenda, organiser les briefings fournisseurs, concevoir des scripts de démo/POC et les données de test, planifier et suivre les remises, relancer au besoin.
- Objectifs : Assurer un déroulement fluide, équitable et auditable pour faire émerger le meilleur de chaque candidat.
Évaluation & recommandation
Durant cette phase, Ectos vous aide à évaluer objectivement les offres — fonctionnelles, techniques, services, sécurité, risques et TCO — avec un collège d’évaluateurs, à vérifier les références et à consolider une recommandation documentée pour la décision.
- Activités : organiser des sessions de scoring multi-acteurs, normaliser les notes, calculer le TCO (one-off/récurrents/options), analyser les risques, vérifier les références et effectuer la due diligence, classer les finalistes, produire le rapport de recommandation et le decision pack.
- Objectifs : Identifier le meilleur rapport valeur/coût et justifier la décision de manière transparente et traçable.
Négociation & contractualisation
Durant cette phase, Ectos vous aide à préparer et conduire la négociation afin de sécuriser un contrat équilibré et opérationnalisable (SLA/KPI, pénalités, sécurité/LPD-RGPD, réversibilité), ainsi qu’à définir une gouvernance et un plan de transition clairs.
- Activités : Définir la stratégie (BATNA, concessions), identifier les clauses sujettes à discussion, aligner SLA/KPI et pénalités, encadrer protection des données et sécurité, fixer les critères d’acceptation, établir le plan de transition et de changement, organiser la signature.
- Objectifs : Sécuriser la valeur, réduire les risques et démarrer la relation sur des bases contractuelles solides et opérationnalisables.
Vos défis
❌ Pas ou peu de compétences internes
❌ Besoin flou, hors scope
❌ Dossier RFP confus
❌ Biais & politique interne
Nos Solutions
✅ Des experts ICT indépendants
✅ Cadrage, périmètre & objectifs
✅
Exigences priorisées, critères éval.
✅ Gouvernance, RACI, ...
Vos Avantages
Gagner du temps et des ressources
Libérer vos équipes internes pour qu'elles se concentrent sur les activités génératrices de revenus, tandis que nos experts se chargent de la procédure d'appel d'offres qui prend du temps.
Accès à des spécialistes
Des experts neutres et indépendants traduisent vos enjeux en exigences claires et structurent un RFI/RFP sur mesure (périmètre, livrables, calendrier, SLA,...)
Résultat : un dossier professionnel, des réponses comparables et un processus de consultation plus fluide.
Choix du meilleurs prestataire
Grâce à l’appui d’experts et à une démarche de sélection objectivée (critères pondérés, scoring, démos/POC et analyse TCO), vous identifiez le prestataire offrant le meilleur rapport valeur/coût, en toute transparence et avec un risque maîtrisé.
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